Backup de Microsoft 365 para empresas

Por qué Microsoft 365 necesita su propio backup

Es una de las confusiones más habituales: si el correo está en la nube de Microsoft, ya está protegido. Lo que protege Microsoft es la plataforma. En su documentación oficial sobre el modelo de responsabilidad compartida, Microsoft explica que en los servicios SaaS el proveedor se ocupa de los centros de datos, la red y los sistemas, mientras que el cliente sigue siendo responsable de sus datos, sus cuentas y sus accesos, sea cual sea el tipo de despliegue.

En la práctica, eso significa que Microsoft 365 replica tus datos para que el servicio no se caiga, pero no guarda una copia que puedas recuperar a un momento concreto si alguien borra una carpeta, si un empleado se marcha y su buzón se elimina o si un ransomware cifra la carpeta de OneDrive sincronizada desde un portátil. La papelera y las opciones de retención nativas ayudan, pero tienen ventanas de tiempo limitadas y no están pensadas como copia de seguridad independiente.

Los riesgos reales en una empresa

Borrados accidentales que se descubren semanas después. Bajas de personal en las que se libera la licencia antes de guardar el buzón. Sincronizaciones de OneDrive que propagan archivos cifrados por un ransomware. Cuentas comprometidas que vacían carpetas o reenvían correo. Errores de migración o de configuración en SharePoint. En todos estos casos, tener una copia fuera del propio tenant es lo que marca la diferencia entre restaurar en minutos o dar los datos por perdidos.

Cómo lo hacemos

Usamos el backup para Microsoft 365 de Acronis, del que Sysprovider es partner oficial en España. Es una copia nube a nube: no hay que instalar nada en los equipos de los usuarios. Conectamos tu tenant con permisos de administración, definimos qué buzones, cuentas de OneDrive, sitios de SharePoint y equipos de Teams entran en la política y programamos las copias. Según la documentación de Acronis, las copias programadas pueden ejecutarse hasta seis veces al día, y la retención se define por antigüedad o por número de copias; ajustamos ambos parámetros según el plan que contrates.

Para restaurar, buscamos un correo por remitente, destinatario, asunto o fecha, o un archivo por nombre, lo previsualizamos y lo devolvemos a su ubicación original o a otro usuario. También se puede recuperar un buzón o un sitio completo.

Qué entra y qué no

Se protegen buzones de usuario, compartidos y de grupo (correo, calendarios y contactos), cuentas de OneDrive, sitios de SharePoint y, en Teams, equipos, canales, archivos de canal y reuniones. Conviene saberlo desde el principio: según Acronis, los chats privados uno a uno y de grupo de Teams no se incluyen, y las conversaciones de canal se pueden descargar pero no reinsertar en Teams. Te lo explicamos antes de firmar, no después.

Plazos orientativos

La puesta en marcha depende del número de usuarios y del volumen de datos: conectar el tenant y crear las políticas es rápido, pero la primera copia completa de buzones y OneDrive grandes puede tardar más. A partir de ahí, las copias son incrementales. Te indicamos los tiempos reales tras ver tu tenant.