Migrar de Google Workspace a Microsoft 365

Un cambio de plataforma completo, no solo una migración de correo

Pasar de Google Workspace a Microsoft 365 no es mover buzones de un sitio a otro: cambia la forma de trabajar. Gmail se convierte en Outlook, las etiquetas en carpetas, Drive en OneDrive y SharePoint, Meet en Teams. Por eso tratamos este proyecto con un plan técnico y otro de adopción.

Correo, calendarios y contactos

Microsoft ofrece en el Centro de administración de Exchange una migración automatizada desde Google Workspace que traslada correo, calendario, contactos y reglas. Requiere preparar un proyecto en Google Cloud con las API necesarias y autorizarlo desde la consola de administración de Google, crear antes los buzones de destino en Microsoft 365 y configurar un subdominio de enrutamiento para la coexistencia durante la migración. Microsoft recomienda además desactivar las directivas de retención y archivado durante el proceso para evitar elementos marcados como ausentes. Las etiquetas de Gmail se convierten en carpetas; un mensaje con varias etiquetas puede aparecer en varias carpetas, algo que conviene explicar a los usuarios.

Drive, unidades compartidas y documentos

Para los archivos, Microsoft dispone de Migration Manager en el Centro de administración de SharePoint, que traslada archivos, metadatos y permisos de Google Workspace a OneDrive y SharePoint. Los permisos a nivel de archivo requieren una asignación de identidades y una configuración específica, y las versiones antiguas solo se migran si se indica. Mi unidad de cada usuario suele ir a su OneDrive; las unidades compartidas, a sitios de SharePoint o equipos de Teams. Los documentos nativos de Google (Documentos, Hojas, Presentaciones) pasan a formatos de Office: los muy complejos, con fórmulas propias de Google, scripts o formularios, los revisamos aparte porque pueden necesitar ajustes.

Lo que no se mueve solo

Google Forms, Apps Script, Sites, reservas de Calendar o integraciones de terceros con Google no tienen traducción automática. Los inventariamos al principio y proponemos alternativa en Microsoft 365 (Forms, Power Automate, SharePoint) o te indicamos si es mejor rehacerlos.

Coexistencia y cambio

Durante la migración, el correo puede seguir entrando por Google mientras copiamos el histórico. En la ventana acordada cambiamos el MX, Autodiscover, SPF y DKIM, y lanzamos una sincronización final. Mantenemos las cuentas de Google un tiempo en modo de consulta hasta confirmar que todo está en su sitio, y entonces ayudamos a cerrar las licencias.

Personas

El mayor riesgo de este proyecto no es técnico, es que el equipo no se adapte. Por eso incluimos sesiones por videoconferencia sobre Outlook, OneDrive y Teams, con bolsas de horas de formación si hace falta reforzar. El precio depende de usuarios, volumen de Drive y número de unidades compartidas; lo cerramos tras el inventario.