Pasar de Gmail gratuito a Google Workspace

Por qué y cómo pasar de Gmail gratuito a Google Workspace

Una dirección @gmail.com transmite que el negocio es pequeño o provisional, y además tiene un problema menos visible: la cuenta es de una persona, no de la empresa. Si quien la creó se va, se lleva el historial con los clientes, los accesos a servicios y los archivos de Drive. Google Workspace mantiene la misma interfaz de Gmail que ya conoces, pero con tu dominio, cuentas que administra la empresa, más almacenamiento, controles de seguridad y herramientas para trabajar en equipo.

Una cuenta gratuita no se convierte: se migra

Una duda muy habitual es si la cuenta de Gmail se puede transformar en una de Workspace. No es así: se crea una cuenta nueva con tu dominio y se traslada a ella la información. La cuenta personal sigue existiendo, y conviene mantenerla un tiempo con un reenvío o una respuesta automática para que nada se pierda.

Qué traemos y cómo

Correo: la consola de administración de Google Workspace incluye una herramienta de importación de datos que admite cuentas personales de Gmail como origen. Trae los mensajes con sus etiquetas y permite importaciones posteriores para recoger lo nuevo. Si la cuenta tiene activada la Protección Avanzada de Google, hay que desactivarla temporalmente durante la importación.

Contactos y agenda: la herramienta de correo no los mueve. Exportamos los contactos desde Google Contactos e importamos el archivo en la nueva cuenta, y hacemos lo mismo con los calendarios en formato ICS o compartiéndolos con la cuenta de empresa.

Drive: los archivos de una cuenta personal no pasan solos a la empresa. Organizamos qué hay que llevar y lo copiamos a la nueva unidad, o a una unidad compartida si varias personas van a trabajar sobre ello. Es buen momento para ordenar carpetas y permisos.

La parte que no es técnica

Cambiar de dirección afecta a todo lo que está registrado con la antigua: bancos, Administración, proveedores, redes sociales, plataformas de pago o herramientas online. Te ayudamos a hacer la lista de servicios críticos para que cambies el correo de acceso en cada uno, y configuramos la cuenta antigua para que reenvíe lo que llegue y avise a tus contactos de la nueva dirección.

Si ya tienes dominio o aún no

Si ya tienes un dominio para la web, lo usamos: solo hay que añadir los registros DNS de Google (verificación, MX, SPF y DKIM). Si no lo tienes, te ayudamos a elegirlo y registrarlo. El precio del servicio depende de cuántas cuentas haya que crear y migrar y de cuánto contenido de Drive haya que mover; te lo damos antes de empezar.